CollectiveAccess

CollectiveAccess est une application libre full-web (accessible depuis n’importe quel navigateur internet) vous permettant de gérer vos collections : arts, archéologie, patrimoine, sciences naturelles…

Créer, organiser, publier l’ensemble des informations, que ce soient les objets, les personnes liées (artistes, contacts…), les collections, les expositions… de votre fonds, est désormais simple et ergonomique !

Aucune installation n’est nécessaire sur les postes des utilisateurs, l’application web est accessible depuis le navigateur internet (installation hébergée accessible par internet, sur un serveur internet ou intranet, ou en monoposte).

La suite logicielle de CollectiveAccess, développée en PhpMysql, est à installer uniquemement sur le serveur (Linux, Windows, MacOS).

Vous trouverez notamment une documentation d’installation [1].

CollectiveAccess se compose des applications suivantes

Providence : application de gestion des collections et de catalogage ; il s’agit de l’interface de gestion dans laquelle vous saisissez et organisez vos objets, collections, expositions…
Pawtucket : l’outil de publication des collections, expositions de votre musée à destination de vos publics ; il peut être intégré à un site web existant ;
Tiverton : interface publique de publication des collections autour de données cartographiques ;
Woonsocket (en cours de développement) : application de gestion des collections adaptées pour les smartphones ;
connecteur Drupal : interface depuis CollectiveAccess vers le CMS (système de gestion de contenu Web) Drupal, pour par exemple, intégrer les collections au sein du reste du site internet du musée.

Fonctionnalités de CollectiveAccess

Pour les administrateurs :

nous avons pré-chargé les listes fournies par la Direction des Musées de France : liste des techniques, liste des styles…
outils avancés de gestion : gestion des emplacements, des lieux avec géolocalisation ; gestion des listes et thésaurus ; gestion des médias attachés aux notices : photo, vidéo, document pdf…
les profils de saisie sont entièrement paramétrables par l’administrateur, en quelques clics : il vous est ainsi possible d’ajouter des champs de données, des écrans de saisies, de modifier l’organisation des champs et des écrans afin d’adapter la saisie des objets à votre organisation. Le paramétrage du profil de saisie est réalisable directement depuis l’interface de CollectiveAccess, et peut être ensuite exporté en xml.
paramétrage des types de relations :
- relations objets - entités
- relations objets - lieux…

Pour les catalogueurs :

saisie des données concernant un objet ;
association de médias (images, documents : fiche de prêt…) ;
choix de rendre accessibles ou non les objets, images, entités depuis l’interface publique ;
géolocalisation de cet objet sur une carte ;
recherches des objets dans la base ;
les affichages des listes de résultats et des exports sont aisément paramétrables ;
export de notices en PDF, selon le format d’affichage souhaité :
- toutes les colonnes ;
- cartel (résumé des informations de l’objet en présentoir dans la salle d’exposition) ;
prêts d’objets entre institutions.

Pour les publics : interface publique Pawtucket

recherche et visualisation des objets accessibles ;
recherche d’objets à l’intérieur d’une collection ;
parcourir la base par collections, personnes, lieux, types d’objets…
possibilité de créer un compte utilisateur et de mettre de côté des objets ;
possibilité d’ajouter des commentaires ;
e-commerce (vente de cartes postales…) .

Exemples de mise en place de Pawtucket :

au Musée Chappuis-Fähndrich ;
au Château de Fontenoy.

Historique

CollectiveAccess est développé depuis 2003 en PHP/MySQL par la société Whirl-I-Gig. En 2007 la première version a été publiée sous le nom de OpenCollection. En 2009, une première installation de CollectiveAccess 0.6 est visible pour "Wir waren so frei" une archive d’images et de films produite par la Deutsche Kinemathek sur la chute du mur de Berlin. Depuis le nombre d’utilisateurs et de références se sont multipliés.

Depuis 2011, CollectiveAccess dispose d’une version française pour les logiciels Providence (application de gestion), Pawtucket (interface publique) et Tiverton (interface publique autour d’une carte). Depuis Juin 2012, la société française idéesculture propose des services aux musées notamment autour de CollectiveAccess.

Contexte

CollectiveAccess place le contrôle de votre collection dans vos mains. Librement disponible sous la licence GNU Public License, CollectiveAccess vous permet de gérer vos collections simplement, de publier des collections sur le Web, et de préserver ce patrimoine numériquement. CollectiveAccess est ainsi une excellente alternative configurable, flexible, et durable aux solutions de gestion propriétaire.

Nous pouvons citer comme principaux logiciels concurrents :

Actimuséo (société A&A Partners)
Gcoll (société Vidéomuséum)
Floramusée (société Ever)
Micromusée (société Mobydoc)

Quelques références, CollectiveAccess est notamment utilisé au sein des musées suivants :

Le Musée Chappuis-Fähndrich (Suisse)
Le Mémorial & Musée national du 11 septembre à New York
La cinémathèque de Berlin
Le musée Noguchi à New York
Le Muséum de paléontologie de l’université de Californie
Le Musée canadien de l’immigration à Halifax
Les musées des beaux-arts d’Anvers, Bruges et Gand

[1] NB : La traduction française est en cours de réalisation.

Merci à Nathalie FELTEN et Gautier MICHELIN pour la rédaction originale de cette notice dans notre wiki, et merci à M.B. pour le suivi, les tests et la relecture.

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