Connaissez-vous OOo ?

Manuel d'aide à l'installation d'OpenOffice.org sous Windows

Destiné aux membres de l'Institut d'Aéronomie Spatiale de Belgique

Préambule

L'aventure du progrès

Si l'outil informatique a révolutionné notre conception du travail, il n'en reste pas moins un outil dont l'utilisation nécessite un apprentissage pas toujours évident.

Aujourd'hui, l'utilisation courante de l'ordinateur est en grande partie entrée dans les moeurs grâce à sa plus grande facilité d'utilisation et sa démocratisation.

Malheureusement, la majorité des utilisateurs oublient encore qu'être titulaire d'un permis de conduire ne donne pas les capacités de réparer et de construire soi-même son automobile.

Les habitudes et les réflexes acquis deviennent malheureusement un frein de plus en plus fréquent au progrès, et l'analyse rationnelle cède alors souvent le pas à la peur de l'inconnu.

Tout comme un conducteur ayant effectué régulièrement le trajet Bruxelles-Paris en passant par Amsterdam (!) refuserait d'entendre qu'il existe un chemin plus court, les progrès fulgurants réalisés en informatique ces dernières années ont du mal à être acceptés par tout le monde.

Le prix de la liberté ?

Le logiciel libre fait certainement partie de ces progrès. Il a en effet apporté à l'utilisateur les libertés d'utiliser, de distribuer et de modifier ses outils informatiques, avec pour conséquence un coût moindre voir parfois une gratuité des outils logiciels.

Les outils comme Linux, Apache, Php, MySQL font partie de ces logiciels libres qui révolutionnent en permanence le monde informatique professionnel. Cependant, force est de constater que les utilisateurs individuels ont souvent encore peur d'un changement et refusent de comprendre qu'un produit moins cher voire gratuit puisse être supérieur en qualité à un produit dont le prix se termine par plusieurs zéros.

Ainsi, encore aujourd'hui, on voit des sociétés et des utilisateurs investir plusieurs centaines de milliers d'euros dans des logiciels dont un équivalent libre est disponible gratuitement sur Internet. Certaines personnes peu scrupuleuses n'hésitent d'ailleurs pas à pirater des logiciels payants, se mettant ainsi dans l'illégalité et risquant de ce fait des poursuites judiciaires, alors qu'un logiciel bien plus performant et libre (donc redistribuable sans restrictions) est disponible.

OOo ?

Nous avons donc choisi de vous aider à essayer OpenOffice.org (OOo), une suite logicielle libre et gratuite pouvant tout à fait remplacer MS-Office, suite logicielle propriétaire coûtant plusieurs centaines d'euros.

Installation de OpenOffice.org 1.1

OpenOffice.org (aussi appelé OOo) est une suite bureautique complète. Cela signifie qu'elle dispose d'un traitement de texte puissant (OO Writer), d'un éditeur de feuilles de calculs (OO Calc), d'un utilitaire de présentations (OO Impress) et d'un éditeur de diagrammes (OO Draw).

OpenOffice.org est tout aussi riche en fonctionnalités que MS Office, compatible avec les formats doc, xls, ppt, disponible sur les systèmes Windows, Linux, Solaris, MacOSX et est de plus entièrement gratuit.

Qu'est-ce que OpenOffice.org ? Pourquoi l'installer ?

Puis-je garder mes anciens documents et programmes ? Quelles sont les différences entre OpenOffice.org et Microsoft Office ?

Préliminaires à l'installation de OpenOffice.org

Installation de OpenOffice.org

Utilisation courante de OpenOffice.org

Utilisation du format OOo et envoi de fichiers .doc, .xls ou .ppt

Problèmes que vous pouvez rencontrez lors de l'installation et de l'utilisation d'OpenOffice.org

Le site d'OpenOffice.org : http://www.openoffice.org/

OpenOffice.org en français : http://fr.openoffice.org/

1. Pourquoi installer OpenOffice.org?

1.1 OpenOffice.org ?

OpenOffice.org est une suite bureautique au même titre que Microsoft Office (l'ensemble Word, Excel, Powerpoint). C'est une suite complète en termes de fonctionnalités, très stable et donc parfaitement utilisable. Elle est donc tout à fait comparable à Microsoft Office. OpenOffice.org est aussi compatible avec les documents de Microsoft Office

A la différence de Microsoft Office, OpenOffice.org est entièrement libre et gratuit. Cela signifie que vous pouvez redistribuer et modifier librement OpenOffice.org.

Mais comment un programme gratuit peut-il être de qualité ?

OpenOffice.org est développé sur le modèle du logiciel Open Source. Aujourd'hui, la majorité des analystes sont d'accord pour dire que le modèle Open Source est économiquement tout à fait rentable (notamment sur le support) et produit des logiciels d'au moins aussi bonne qualité que les logiciels « propriétaires ». Le système Linux ou le serveur Apache (représentant plus de 50 % des serveurs sur internet) sont des exemples très parlants. Cependant, on peut discourir longtemps sur cette question. Soyez donc rassuré : OpenOffice.org est gratuit et d'excellente qualité !

OpenOffice.org existe aussi sous Linux

1.2 Pourquoi l'installer ?

La question serait plutôt : pourquoi ne pas l'installer ? En effet, OpenOffice.org est gratuit, entièrement compatible avec les documents Microsoft Office (doc, xls, ppt), plus léger et plus rapide que Microsoft Office. De plus, vous pouvez faire cohabiter sans aucun problème Microsoft Office et OpenOffice.org. Il n'y a donc aucun risque à essayer... Si vous n'étiez pas satisfait, il vous suffirait de désinstaller OpenOffice.org, sans que cela prête à conséquence...

OpenOffice.org offre des fonctionnalités que Microsoft Office ne fournit pas, vous permet d'économiser le prix d'achat des licenses d'utilisation et possède bien d'autres avantages. Il ne faut en effet pas oublier que Microsoft Office impose une license par poste équipé ! Beaucoup d'entreprises ne possèdent qu'une seule license Microsoft Office et équipent plusieurs ordinateurs. Cette pratique est illégale et peut-être condamnée en cas de contrôle. En utilisant un logiciel sous license libre tel OpenOffice.org, vous vous débarrassez purement et simplement du problème. Il serait donc dommage de ne pas au moins l'essayer.

De plus, il ne faut pas négliger qu'un passage à OpenOffice.org vous garantit une bien plus grande facilité si vous devez un jour migrer, même en partie, vers un autre système comme Linux.

Mais si Microsoft développe un format que OpenOffice.org ne peut pas lire ?

Admettons que MS-Office 4000 sauve dans un format que OpenOffice.org ne peut pas lire, fait hautement improbable. Cela signifie donc que MS-Office 95,97,2000 et XP ne peuvent pas lire non plus un tel format. MS-Office 4000 ayant besoin d'un ordinateur de type Pentium 4GHz pour tourner avec Windows 2005, cela signifie donc que seuls les ordinateurs au moins aussi puissants, avec ce système et avec MS-Office 4000 pourront lire ces documents. Il faut donc admettre que la personne qui envoie de tels documents n'a qu'une chance sur cent que son correspondant puisse lire le fichier, ce qui n'est pas sérieusement envisageable. De plus, OOo peut déjà lire les fichiers au format XML MS Office 2003 sans problèmes, ce que MS Office 2000 ne fait pas !

Par contre, si vous remarquez que MS-Office 4000 ne sait pas lire correctement vos documents MS-Office 2000 (c'est arrivé entre la version 95 et 97), que pourrez-vous faire ? En sauvant vos documents au format OpenOffice.org, qui est un format ouvert, vous pouvez être sûr qu'ils seront parfaitement lisibles dans plusieurs années et après plusieurs versions.

Est-ce que OpenOffice.org est réellement utilisé ailleurs ?

De plus en plus d'entreprises et d'administrations passent à OpenOffice.org ou à StarOffice (qui est l'équivalent payant d'OOo et qui est entièrement compatible). On peut citer par exemple des initiatives en ce sens au Ministère de l'Intérieur français, à la région bruxelloise en Belgique, dans les écoles et universités australiennes. La ville de Munich, en Allemagne, est en train de passer toute son administration sous Linux et OpenOffice.org. Le gouvernement japonais et la région d'Extramadure en Espagne font de même. Choisir OpenOffice.org n'est donc pas un effet de mode « rebelle » mais un réel choix économique et pratique.

Pour information, vous trouverez ici une présentation de Frédéric Labbé (au format OO Impress) relatant la migration du Centre Hospitalier de Avranches-Granville de Microsoft Office vers OpenOffice.org. On y apprend entre autres que le coût a été divisé par deux et la taille des fichiers du personnel divisée par trois !

La présentation : http://fr.openoffice.org/Marketing/matexpo/Documents/soutenance_memoire.sxi

2.1 Puis-je garder mes anciens documents et programmes ?

Vos documents sont sauvés par un programme dans un « format ». Ce format est en fait une sorte de codage informatique de votre document. Les formats utilisés par Microsoft Office sont des formats « fermés ». Cela signifie que seul Microsoft se réserve le droit de savoir comment coder et décoder des documents produits par Microsoft Office. C'est particulièrement inquiétant de savoir que vos données personnelles sont cryptées dans un code que vous ne connaissez pas.

OpenOffice.org utilise des formats « ouverts », accessibles à tous. Les connaisseurs et les professionnels apprécieront par exemple le fait que le format OpenOffice.org soit lisible avec un simple éditeur de texte (il s'agit en effet de fichiers xml compressés dans un zip).

Néanmoins, les ingénieurs d'OpenOffice.org ont beaucoup travaillé, malgré le peu de coopération de Microsoft, pour assurer une grande compatibilité avec les documents Microsoft Office. Cette compatibilité peut dans de très rares cas poser de légers problèmes (par exemple, pour les connaisseurs, avec les documents comportants des liaisons OLE très compliquées mais ce n'est évidemment pas le cas de 99,9 % des documents). Même la majorité des macros passe très bien sous OpenOffice.org. (Il semblerait cependant que la majorité des virus ne se transmettent malheureusement pas par OpenOffice.org).

On a l'habitude de dire que la compatibilité entre OpenOffice.org et Microsoft Office est plus grande que entre 2 versions successives de Microsoft Office.

2.2 Quelles sont les différences entre OpenOffice.org et Microsoft Office ?

Les utilisateurs de Microsoft Office s'habituent très vite à Open Office. Si certaines commandes changent de place, de nom où obéissent à une autre logique, ce n'est jamais que l'affaire de quelques jours avant d'être habitué. Le passage de l'un à l'autre n'est donc pas un réel problème.

Au niveau fonctionnalités, les deux suites sont essentiellement similaires, avec parfois des avantages et des inconvénients de l'un ou de l'autre côté.

Microsoft Office possède un module Access de base de données. OpenOffice.org est quand à lui capable de s'interfacer avec beaucoup de types de bases de données, mais ne possède pas la compatibilié avec Access. Cependant, les utilisateurs d'Access sont relativement minoritaires et il n'est absolument pas nécessaire pour un travail de type bureautique.

Microsoft Office possède aussi une correction grammaticale. OpenOffice.org se contente pour le moment d'une correction orthographique classique.

Open Office permet d'exporter directement ses documents en pdf, et ce sans l'ajout de programmes supplémentaires tels Adobe Distiller. Outre le fait que OpenOffice.org gère un grand nombre de formats différents, il est même possible d'exporter ses présentations au format flash (format d'animation très populaire sur internet) ou sous forme d'un site Web! Il est à noter que OpenOffice.org permet aussi de créer des sites Web en HTML, ce que Microsoft Office a bien du mal à faire de manière correcte.

OpenOffice.org possède aussi un module permettant de dessiner aisément des graphiques ou des schémas tout en conservant la structure du dessin (dessin vectoriel).

Enfin, on peut signaler que OpenOffice.org occupe 150 Mo d'espace disque alors que Microsoft Office requiert, selon les versions, entre 250 et 600Mo d'espace disque. OpenOffice.org est aussi, depuis les dernières versions, réputé plus stable et plus rapide. Mais ce sera à vous de juger...

3. Préliminaires à l'installation d'OpenOffice.org

L'installation d'OpenOffice.org ne présente aucune difficulté. Cependant, pour certaines fonctionnalités, OOo requiert d'utiliser Java. Si vous n'avez pas Java installé sur votre machine, nous vous recommandons de le faire avant l'installation d'OOo (ce n'est pas obligatoire). Cependant, la majorité des machines modernes sont équipées de Java qui est requis par un grand nombre d'applications ou pour certaines pages web. Il est donc de toutes façons conseillé d'installer Java sur votre ordinateur.

Vous pouvez installer Java très facilement (si vous ne l'avez pas encore) en téléchargant l'exécutable approprié sur le site de Java(http://java.sun.com/j2se/1.4.2/download.html) Téléchargez l'exécutable « Windows(.exe) », lancez-le. Cliquez sur « I accept » puis « next ». Choisissez « Typical » puis cliquez sur « Finish ». Il vous propose de redémarrer l'ordinateur. Ce n'est pas nécessaire.

Vérifiez sur http://openoffice.org quelle est la dernière version disponible. Il s'agit actuellement de la 1.1rc2.

Vous devez ensuite télécharger le programme d'installation d'OpenOffice.org sur un des liens suivants au choix (pour la 1.1rc1).

En anglais :

ftp://ftp.kulnet.kuleuven.ac.be/pub/mirror/openoffice.org/stable/1.1rc/OOo_1.1rc_Win32Intel_install.zip

http://ftp.club-internet.fr/pub/OpenOffice/stable/1.1rc/OOo_1.1rc_Win32Intel_install.zip

En français :http://mirrors.sunsite.dk/openoffice/contrib/rc/1.1rc/OOo_1.1rc_030710_Win32Intel_install_fr.zip

Il est probable que ce texte soit dépassé et qu'une version plus récente d'OOo soit disponible. Plutôt que de suivre ces liens, nous vous conseillons de vous rendre sur le site d'OpenOffice.org et visiter la rubrique « download ».

Vous devez ensuite décompresser le fichier avec un utilitaire de décompression. Cela se fait généralement en cliquant droit avec le bouton droit sur le fichier et en choisissant « Unzip ». Si vous ne possédez pas d'utilitaire de décompression (par exemple winzip), nous vous recommandons chaudement 7-zip dont l'installation est décrite sur le site http://frimouvy.udev.org/formation/7zip/.

Avant de commencer l'installation proprement dite, vérifiez que vous disposez d'au moins 150 Mo sur votre disque (un peu plus ne fait pas de mal). Ces 150 Mo ne comprennent pas la taille de Java, donc assurez-vous d'avoir 150 Mo au moins après l'installation de Java décrite plus haut.

Si vous disposez d'un Windows 98 ou Me (Millenium), vous devez de surcroît installer un composant disponible sur le site de Microsoft.

http://download.microsoft.com/download/b/7/5/b75eace3-00e2-4aa0-9a6f-0b6882c71642/unicows.exe

Téléchargez le programme et exécutez-le simplement en double-cliquant dessus.

4. Installation de Open Office

Vous avez normalement téléchargé un fichier « zip » contenant OpenOffice.org et vous l'avez décompressé. Un nouveau répertoire s'est créé, contenant plusieurs fichiers. Tout à la fin de ce répertoire se trouve un fichier « setup.exe » représentant un petit ordinateur. Double-cliquez dessus pour lancer l'installation.

Le programme d'installation se lance ensuite. Appuyez sur « Next », puis une seconde fois sur « Next ».

Vous devez ensuite approuver la license. Pour ce faire, vous devez aller tout en bas du texte, afin de montrer que vous avez bien tout lu, puis cocher la case « I accept.. ». Appuyez ensuite sur « Next ».

Il vous demande de vous enregistrer. Ce n'est pas obligatoire. Appuyez seulement sur « Next ». Choisissez ensuite « Standard Installation », qui est sélectionnée par défaut. Cliquez sur « Next ». Il vous demande ensuite où il doit installer OpenOffice.org. Le choix par défaut est généralement le meilleur, vous pouvez donc vous contenter de cliquer sur « Next ». Il va vous demander s'il doit créer un nouveau répertoire. Cliquez « Yes ».

Finalement, cliquez sur « Install ». Ensuite, sélectionnez toutes les cases et cliquez sur « Ok ». (Décochez éventuellement la dernière case si vous utilisez un éditeur HTML spécialisé, dans le doute, cochez-la.)
Le fait de cocher les 3 premières cases permettra à OOo d'ouvrir automatiquement les fichiers MS-Office. Nous vous conseillons très fortement de cocher ces trois cases si elles ne le sont pas déjà.

Normalement, vous avez Java sur votre machine. Il le détecte et vous propose de l'utiliser en sélectionnant « use an installed Java... ». Cliquez alors sur « Ok ». Si aucun Java n'est présent, vous pouvez soit l'installer comme décrit dans la page précédente, soit sélectionner « Do not use Java.. ». Cependant, avec cette dernière option, certaines fonctionnalités seront peut-être désactivées.

Après avoir cliqué sur « Ok », l'installation se lance. Cela peut prendre quelques minutes. Profitez-en pour boire un café. A la fin de l'installation, cliquez simplement sur « Complete ».

OpenOffice.org est maintenant installé sur votre machine, félicitations !

5. Utilisation de OpenOffice.org

L'utilisation de OpenOffice.org est très semblable à celle de MS Office. Vous remarquerez que vous disposez à droite en bas de votre écran d'une petite icône représentant des oiseaux. En cliquant dessus avec le bouton droit de la souris, vous avez des raccourcis rapides vers toutes les applications.

Ce menu est aussi accessible depuis votre menu démarrer : Start> Programs> OpenOffice.org 1.1 . Vous pouvez facilement envoyer des raccourcis sur votre bureau en cliquant avec le bouton droit sur une de ces icones et en sélectionnant « Send To > Desktop (create shortcut) ».

Lors de votre première utilisation de OpenOffice.org, il va vous demander de vous enregistrer. Ce n'est pas obligatoire et vous pouvez cliquer sur « Never register ».

Au début, il faudra vous y retrouver :

MS Word -> OO Writer (Text Document)
MS Excel -> OO Calc (Spreadsheet)
MS PowerPoint -> OO Impress (Presentation)
Dessin de diagrammes (n'existe pas sous MS Office) -> OO Draw (Drawing)

Vous n'allez peut-être pas retrouver tout de suite certaines options. Rassurez-vous, c'est l'espace d'une petite semaine avant de s'habituer complètement. Il faut garder à l'esprit que si certaines choses sont différentes, ce n'est pas spécialement « moins bien ». C'est simplement une question d'habitude.

Les dictionnaires

Si vous désirez utiliser la correction automatique, il faut télécharger les dictionnaires des langues dont vous avez besoin.

Téléchargez le programme suivant, disponible sur le site : http://www.ooodocs.org/dictinstall/ . Décompressez l'archive et lancez « dictinstall.exe ». Appuyez simplement sur Next, il va chercher OpenOffice.org. Vous n'aurez ensuite plus qu'à choisir les langues dont vous avez besoin et il les téléchargera automatiquement. Vous pouvez ensuite effacer sans crainte ce petit programme.

Accélerer votre système

Vous n'allez sans doute pas désinstaller MS-Office tout de suite. Il est normal que vous attendiez d'être pleinement satisfait de OpenOffice.org. Cependant, vous pouvez déjà accélérer votre système en empéchant MS-Office de se lancer au démarrage. Pour cela, allez dans le menu « démarrer » : Start -> Programs -> Startup. Là, cliquez avec le boutton droit de la souris sur le petit drapeau intitulé « Microsoft Office » et choisissez « Delete ». Rassurez-vous, rien n'est endommagé ! Seule la vitesse de votre système s'en ressentira positivement.

Les équations

L'éditeur d'équations d'OpenOffice.org est fort différent de celui de MS-Office. Il permet, grâce à une syntaxe proche du LaTeX de taper les équations à la volée. Le modèle Open Source de OpenOffice.org a permis à un enseignant de programmer lui-même un menu mathématique pour faciliter l'écriture d'équations. Si vous écrivez souvent des équations, nous vous recommandons de jeter un oeil sur http://www.dmaths.com/ . Dmaths, non content d'écrire des équations, permet de tracer des schémas, des diagrammes dans plusieurs systèmes de coordonnées, etc...

Les modes d'emploi

Différents modes d'emploi simples ou très détaillés sont disponibles sur Internet. En voici quelques-uns en français, issus du site www.framasoft.net, rubrique OpenOffice.org :

Tutoriel OO Writer

Tutoriel OO Calc

Tutoriel OO Impress

Tutoriel OO Draw

Le publipostage avec OO Writer et OO Calc

Formatage des lignes dans OO Calc

Le dessin vectoriel avec OO Draw

D'autes manuels sont disponibles en différentes langues sur le site www.openoffice.org

6. Utilisation du format OOo et envoi de fichiers .doc, .xls, .ppt

Le format OpenOffice.org

OpenOffice.org possède ses propres formats : sxw pour le writer, sxi pour impress (presentation) et sxc pour calc (spreadsheet). Le S signifie donc OpenOffice.org (cela vient en fait de StarOffice qui utilise le même format), le X représente quand à lui un document (T pour un template) et la dernière lettre quand à elle représente le type de document. Avec un peu d'habitude, cela vous semblera plus logique que xls ou ppt.

Ainsi :

sxw -> Document OO Writer

sxc -> Document OO Calc (feuille de calcul)

sxi -> Document OO Impress (présentation)

sxd -> Document OO Draw (Dessin vectoriel)

sti -> Template OO Impress (modèle de présentation)

stw -> Template OO Writer (Modèle de document)

sxm -> Document OO Math (Formule ou équation)

Et ainsi de suite... c'est très logique

Il est recommandé de sauver et de travailler vos fichiers dans ces formats. Ils sont en effet très bien construits, très légers et possèdent des caractéristiques qui intéresseront les informaticiens. (ces formats sont faciles à décompresser avec un logiciel compatible avec le format « zip » et contiennent des fichiers XML). Ce format est le même que celui de la suite StarOffice de Sun, qui équipe les stations Sun et qui est souvent installée à la place de MS-Office sur les nouveaux ordinateurs Windows.

Pour le test, essayez de sauver un gros document texte contenant des images, l'un en doc, l'autre en sxw. Vous serez étonné de la différence de taille.

Envoyer et recevoir des fichiers

Néanmoins, vous devrez parfois envoyer et lire des fichiers aux formats .doc, .ppt ou .xls. Cela ne pose généralement aucun problème. Ouvrez simplement les fichiers comme d'habitude. Pour les sauver, sélectionnez simplement le format souhaité à la place du format OpenOffice.org.

Cependant, lorsque cela est possible, n'hésitez pas à expliquer gentiment aux personnes qui vous envoient ou vous réclament des documents aux formats MS-Office que ces formats ne sont pas standards ni très pratiques. N'hésitez pas à leur glisser un mot poli à propos de OpenOffice.org, OpenOffice.org ne pouvant se permettre de faire des pages de publicité dans les journaux comme MS-Office. N'hésitez donc jamais à envoyer vos documents au format OpenOffice.org avec un petit mot d'explication.

Vous seriez également étonné du nombre de personnes utilisant OpenOffice.org ou StarOffice mais envoyant leurs fichiers au format MS-Office croyant être les seuls à utiliser autre chose que MS-Office. Il n'est pas rare de voir plusieurs personnes s'envoyer des documents avant de se rendre compte que tout le monde utilise une suite compatible OpenOffice.org. Au début n'hésitez donc pas à demander à vos correspondants s'ils savent lire les fichiers OpenOffice.org.

Exemple, disponible sur http://frimouvy.udev.org/formation/oo/mail.txt :

Bonjour,

Vous m'avez envoyé un message au format MS-Word. Ce

format n'est malheureusement pas standard ni "ouvert".

Le programme Word nécessaire pour le lire est très cher et ne fonctionne que sur les systèmes Windows.

Ce format peut de plus transmettre facilement des virus.

Afin d'être compatible avec tout le monde, même les

utilsateurs d'un autre Word que le 2000, je vous

conseille d'envoyer vos documents en TXT, HTML ou PDF.

D'autre part, je ne peux que vous conseiller d'utiliser

la suite OpenOffice.org en lieu et place de MS-Office :

http://fr.openoffice.org . Cette suite complète est en

effet parfaitement compatible avec les documents Word,

PowerPoint, Excel, existe sous Windows, Linux et

d'autres systèmes et est entièrement libre et gratuite ! Elle

offre de nombreuses possibilités comme l'exportation en

PDF ou en flash. Outre le fait qu'elle peut générer des

formats doc, cette suite possède son propre format,

appelé a devenir un standard (le SXW).

Vous trouverez de plus amples informations à ce propos sur le site

http://frimouvy.udev.org/formation/oo/.

Je vous remercie de votre attention à ce petit message,

et je reste à votre disposition sur d'éventuelles

questions de votre part à ce sujet.

Evidemment, ce n'est pas toujours possible, mais comme dit plus haut, on a l'habitude de dire que OpenOffice.org est plus compatible avec MS-Office que différentes versions de MS-Office entre elles. Il est d'ailleurs de moins en moins rare de recevoir ce type de message lorsqu'on envoie un fichier au format MS-Office.

Quelques conseils facultatifs lors d'une utilisation bureautique d'un ordinateur

Lorsque vous envoyez un courriel, il est préférable de n'envoyer un fichier attaché que lorsque cela est réellement nécessaire. N'hésitez jamais à écrire des courriels longs et explicites plutôt que d'envoyer une multitude de fichiers attachés.

Il n'est en effet malheureusement pas rare de recevoir un courriel sans message contenant un fichier attaché de type .doc de 400 ko. Le document en question est parfois un simple message contenant quelques lignes de texte du type « Réunion à 16h ». Au point de vue efficacité, ce type de comportement est à proscrire. (Il faut en effet ouvrir Word pour taper le document, ensuite l'attacher dans un courriel, pour enfin l'envoyer aux 10 personnes concernées (10 x 400 ko = 4 Mo sur le réseau !). Les personnes en question reçoivent un courriel et ne savent pas son contenu (Est-ce encore une blague ? Un virus ?), doivent ouvrir Word ce qui est lent car une autre application tourne en même temps, etc)

Or, ce message aurait pu être écrit directement dans le courriel lui-même !

Préférez donc, lorsque vous hésitez, envoyer un courriel plutôt que des fichiers attachés et donnez le maximum d'informations dans le corps de votre courriel. Lorsque vous envoyez un fichier attaché, évitez le .doc qui peut transmettre, à votre insu, des virus voire même des informations confidentielles stockées sur votre ordinateur (voir par exemple http://www.transfert.net/a8977 ) et préférez le HTML, le PDF voir le SXW quand c'est possible. Décrivez dans le message de votre courriel en quoi consiste le fichier attaché.

Ces quelques règles de conduite vous permettront en effet de gagner du temps, d'en faire gagner à vos correspondants et contribuent à réduire la propagation des virus. Prenez d'ailleurs l'habitude de n'ouvrir que les fichiers attachés auxquels l'auteur du message fait explicitement référence, cela vous permettra peut-être d'éviter quelques catastrophes.

7. Problèmes que vous pourriez rencontrer.

A l'installation

Un problème qui arrive de temps en temps est, qu'après l'installation de OpenOffice.org, les programmes MS-Office refuse de se lancer. Rassurez-vous, ce n'est qu'une question de raccourcis. Le problème se résout généralement en redémarant l'ordinateur ou en recréant les raccourcis. De toutes façons, vous n'avez plus vraiment besoin de MS-Office... ;)

Si l'installation refuse de démarrer, assurez-vous d'avoir bien suivi l'étape 6 de la page 3 de ce manuel. Les utilisateurs de Windows 98 ou ME doivent en effet mettre à jour leur système sur le site de Microsoft avec un petit programme différent de Windows Update.

A l'utilisation

La majorité des utilisateurs pestent contre OpenOffice.org à la moindre contrariété, oubliant du même coup que ce genre de contrariétés est bien plus fréquent sous MS-Office. Rassurez-vous, l'option que vous cherchez est bien présente, mais peut-être à un autre endroit, qui vous semblera d'ailleurs plus logique d'ici quelques jours.

Problèmes de fichiers

OpenOffice.org est à 99% compatible avec MS-Office, mais Microsoft n'apprécie pas qu'on puisse remettre en cause son monopole et fait tout pour obscurcir le codage de ses documents. Il peut donc arriver que vous rencontriez parfois ce fameux 1% d'incompatibilité avec les documents MS-Office. Rassurez-vous, ce n'est jamais rien de très grave. Il s'agit généralement d'une page blanche supplémentaire dans un document, d'un caractère particulier mal placé dans une équation ou une légère différence de couleur dans le fond d'une présentation.

Ce n'est évidemment jamais catastrophique, mais pour éviter cela au maximum, prenez l'habitude de sauver vos documents au format OpenOffice.org et demandez à vos correspondants de vous envoyer préférentiellement des documents au formats txt, html ou pdf si ils ne disposent pas d'OpenOffice.org.

De toutes façons, comme dit plus haut, MS-Office et OOo peuvent cohabiter sans problème sur le même ordinateur.

Plantages et bugs

Bien qu'ils soient rares dans un logiciel comme OpenOffice.org, les bugs et les plantages qui en découlent sont nécessairement présents. Du moins, ils devraient... ;). Si jamais OpenOffice.org plante, relancez-le simplement, tout comme vous faisiez avec MS-Office. Mais OpenOffice.org est en général réputé plus stable que MS-Office.

Lors d'un plantage, OOo vous prévient qu'il a planté et sauve tous les documents. Au prochain démarage, il vous demande si il doit restaurer les documents qui étaient ouverts lors du plantage.

N'oubliez jamais que OpenOffice.org, tout comme MS Office, n'est pas parfait. Si vous avez des suggestions ou des remarques, n'hésitez pas à en faire part à l'équipe de développement de OpenOffice.org.

Je ne trouve pas l'équivalent MS Access !

MS Access possède son propre type de base de données. L'équipe de OpenOffice.org n'a pas trouvé nécessaire de développer un nouveau type de base de données alors qu'il en existe de très performantes (MySQL, PostGreSQL,...). OpenOffice.org est donc capable de s'interfacer avec beaucoup de type de bases de données existantes. De la documentation à ce sujet peut-être trouvée sur la page http://fr.openoffice.org/FAQ/bdd_fr/indexfr.html .

A noter aussi que StarOffice, équivalent payant (mais bon marché) de OpenOffice.org, comprend le gestionnaire de base de données Adabas.

Je ne trouve pas l'équivalent MS Outlook !

MS Outlook, à ne pas confondre avec MS Outlook Express, fait en effet partie de MS Office. Il existe un projet, actuellement en cours de développement, visant à développer un équivalent libre à tout le système MS Exchange – MS Outlook et basé sur OpenOffice.org. Vous trouverez de plus amples informations sur ce sujet à l'adresse http://www.opengroupware.org/ .

Je ne trouve pas l'équivalent MS Publisher !

Les fonctionnalités de MS Publisher sont présentes directement dans OO Writer. Il s'agit d'un choix de développement. Il a été jugé préférable de rassembler toutes les fonctionnalités de deux programmes en un seul.

Je ne trouve pas l'équivalent du petit trombone animé !

Beaucoup de personnes étant allergiques à ce petit personnage animé gigotant à tout bout de champ sur l'écran, l'équipe d'OpenOffice.org a préféré se concentrer sur les fonctionnalités du programme lui-même plutôt que sur ce genre de choses. L'aide est donc symbolisée par une discrète ampoule qui apparait en bas de votre écran.

Je ne trouve pas d'autres fonctionnalités !

Nous ne pouvons que vous conseiller de visiter la Foire Aux Questions : http://fr.openoffice.org/faq-fr.html .

Les banques d'images et les modèles de présentation.

Par défaut, l'installation contient relativement peu de modèles et d'images afin de garantir une installation aussi légère que possible. Néanmoins, il est facile de trouver sur Internet des compléments. On citera par exemple l'excellent site http://ooextras.sourceforge.net/ .

OpenOffice.org est génial ! En plus c'est gratuit...

N'hésitez pas à faire part de vos commentaires, suggestions à l'équipe de OpenOffice.org. Un petit mot d'encouragement ou de remerciement ne coûte rien et fait toujours plaisir. Pensez-y !

http://www.openoffice.org/about.html#contact

N'hésitez pas non plus à parler autour de vous de OpenOffice.org.

A propos de ce document

Ce document a été écrit par Lionel Dricot, pour le compte de l'Institut d'Aéronomie Spatiale de Belgique en juillet 2003. (dernière révision : 28/07/2003)

La version originale PDF, HTML et SXW de ce document est disponible sur le site

http://frimouvy.udev.org/formation/oo/

Vous avez le droit de modifier et de redistribuer librement ce document, tout ou en partie, mais en concervant dans son intégralité le paragraphe « A propos de ce document ».

L'auteur de ce document peut-être contacté à l'adresse ldricot@student.fsa.ucl.ac.be

Les images de ce document sont non contractuelles et sont issues de différentes versions d'OpenOffice.org sur différents systèmes. Certaines images proviennent de sites internet.

Belgian Institute for Space Aeronomy

Ringlaan 3, B-1180 Brussel, België
3, Avenue Circulaire, B-1180 Bruxelles, Belgique

www.oma.be

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2003-07-25T13:00:03